PEMANFAATAN PERANGKAT LUNAK PADA ORGANISASI INFORMASI DEWASA INI

PEMANFAATAN PERANGKAT LUNAK PADA ORGANISASI INFORMASI DEWASA INI

(Studi Kasus Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi)

Indri Ayu Wiranti

Program Studi Perpustakaan dan Ilmu Informasi, Fakultas Ilmu Administrasi, Universitas Brawijaya, Malang

E-mail: indriayu1353@gmail.com

Abstrak: PEMANFAATAN PERANGKAT LUNAK PADA ORGANISASI INFORMASI DEWASA INI  (Studi Kasus Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi) Perpustakaan merupakan sebuah institusi atau lembaga yang menyediakan koleksi bahan perpustakaan tertulis, terletak dan terekam sebagai pusat sumber informasi yang diatur menurut sistem atau aturan yang baku dan didayagunakan untuk keperluan pendidikan, penelitian serta rekreasi intelektual bagi masyarakat. Dengan demikian, perpustakaan memiliki beragam jenis informasi yang dikelolanya, baik berupa abjad maupun angka. Koleksi informasi yang dikelola perpustakaan sendiri mulai dari informasi mengenai pengetahuan umum seperti keagamaan, bidang sosial, bidang ilmu pengetahuan, kesusastraan, kesenian, penelitian, hingga sejarah. Dengan pengelolaan beruntun mulai dari pengadaan, pengelolaan, penyimpanan, perawatan, temu kembali hingga kemas ulang informasi menuntut pihak perpustakaan memiliki sistem yang dapat mendukung kegiatan kepustakanan. Dengan masuknya komputer dan teknologi masuk kedalam perpustakaan, membuat pergeseran dnapenambahan sistem teknis dalam perpustakaan. maka dari itu, perpustakaan sebagai organisasi informasi bersentuhan langsung dengan perangkat lunak dan aplikasi komputer. Dengan demikian, pemanfaatan perangkat lunak dan apliaksi perkantoran dalam perpustakan baik berbayar maupun tidak berbayar, berupa paket atau hasil design khusus sebuah institusi induk menjadi dasar kativitas kepustakawanan.

Kata kunci: perpustakaan, teknologi,  perangkat lunak, aplikasi, informasi

Pendahuluan

Sebagai sebuah organisasi informasi yang berdiri untuk memebuhi kebutuhan informasi penggunanya yang berada pada satu komunitas yang sama, perpustakaan bersentuhan langsung dengan beragam informasi yang dihimpunya mulai dari koleksi cetaks eperti buku, gambar, pengumuman, poster, peta, koleksi audio, hingga koleksi audio visual.

Dengan banyaknya ragam koleksi yang memuat konten informasi sebagai pemenuh kebutuhan informasi pemustaka, membuat perpustakaan harus memiliki beragam strategi. Selain mengikuti kecenderungan pengguna, namun juga harus aktif mengikuti perkembangan teknologi dan informasi yang ada.

Pembahasan

Sebagai salah satu komunitas yang melakukan tiga fungsi perpustakaan yakni pembelajaran, penelitian, dan sarana rekreasi, perpustakaan perguruan tinggi memberikan fasilitas akses informasi yang ramah pengguna.

Sejalan dengan masuknya komputer dan teknologi ke dalam perpustakaan, membuat perpustakaan harus memanfaatkan sumber daya yang ada. memaksimalkan sumber daya manusia dengan terus menambah skill dan wawasan. Memanfaatkan sumber daya informasi dan teknologi jugakomputer dan internet dalam mengembangkan perpustakaan.

Sehingga perpustakaan mau tidak mau harus menggunakan perangkat lunak dan aplikasi komputer untuk mendukung keberlakngsungan aktivitas kepustakwanan. Perangkat lunak dan aplikasi komputer yang digunakan perpustakaan beragam, tergantung kesesuaian pengguna dan kebutuhan perpustakaan itu sendiri.

Dapat berupa perangkat lunak dan aplikasi paket bawaan dari komputer atau instalasi sistem operasi seperti Microsoft Office, menggunakan perangkat lunak dan aplikasi hasil design khusus organisasi induk. Perangkat lunak dan aplikasi berbayar maupun yang tidak berbayar.

Secara umum,setiap instansi atau organisasi atau lembaga memanfaatkan Microsoft Office dalam menjalankan kegiatan administratifnya. Seperti pemanfaatan Microsoft Word untuk pembuatan surat, laporan rutin, proposal kegiatan dan lainnya. Penggunaan Microsoft Excel untuk membatu pembuatan tabel, penghitungan komoditas, penghitingan jumlah pengunjung dan sebagainya. Menggunakan Microsoft Power Point untuk mempresentasikan dokumen kepada klien atau atasan, promosi terhadap sponsor dan lainnya.

Demikian pula dengan perpustakaan perguruan tinggi menggunakan Microsoft Office untuk keberlangsungan kegiatan administrative. Seperti penulisan suran, penulisan laporan rutin, penulisan proposal kegiatan, pendataan jumlah koleksi, pendataan jumlah pengunjung, presentasi kepada atasan atau klien atau pihak sponsor, maupun berkirim pesan.

Dilain sisi, untuk kegiatan teknis seperti input data dalam pengelolaan koleksi informasi, sebuah perpustakaan dapat mengunakan Inlislite maupun SLiMs atau Senayan Library Management System. Kedua sistem tersebut terus dikembangkan dibawah naungan Perpustakaan Nasional sebagai pusat informasi dan kearsipan.

Masing-masing sistem pengolahan data berbasis metadata yang dapat digunakan oleh perpustakaan memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Perpustakaan bertugas menyesuaikan kebutuhan perpustakaan dan kesesuaian dengan pengguna perpustakaan.

Di Universitas Brawijaya sendiri menggunakan sistem Inlislite 3. Sistem yang digunakan ini dipilih berdasarkan kebutuhan dan kesuseuaian dengan pengguna perpustakaan.

Dapat dikatakan sistem yang diterapkan pada perpustakaan pusat Universitas Brawijaya sudah ideal karena menggunakan sistem Inlislite versi terbaru. Sistem yang terus dikembangkan untuk kualitas yang lebih baik menjadikan perpustakaan pusat Universitas Brawijaya menunjukkan komitmen untuk memebrikan yang terbaik untuk melayani dan memenuhi kebutuhan informasi penggunanya.

Perpustakaan yang baik tidak hanya menggunakan Microsoft Office dan sistem khusu seperti Inlistlite atau SliMs. Namun juga sistem lain yang mendukung dan mempermudah akses informasi oleh pengguna. ukuran ideal sebuah perpustakaan dapat diukur dari tingkat kepuasan pengguna, kemudahan pengguna dalam menggunakan dan memanfaatkan aplikasi dan fasilitas yang ada. Namun sebagai organisasi informasi yang berkembang dinamis mengikuti perkembangan informasi dan ilmu pengetahuan membuat sebuah perpustakaan akan terus memperbaiki organisasi untuk melayani kebutuhan pengguna yang semakin berubah.

Dihadapkan dengan generasi alpha yang berkecenderungan menyukai teknologi berbasis digital, membuat perpustakaan harus berperan aktif dalam menyesuaikan diri dengan pengguna. pihak peprustakaan nasional, pihak universitas, dan pustakawan harus bekerjasama untuk mendapatkan kepercayaan pemustaka generasi alpha agar mendapatkan informasi valid dari sumber informasi yang dimiliki oleh perpustakaan sehingg adapt terhindar dari informasi “kosong” yang beredar di internet.

Kesimpulan

Dengan memanfaatkan teknologi dan komputer yang masuk ke dalam perpustakaan, membuat perpustakaan bersentuhan langsung dnegan perangkat lunak dan aplikasi komputer untuk upaya memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Dengan generasi alpha sebagai generasi yang berorientasi teknologi berbasis digital, diharapkan perpustakaan dengan bijak dapat memutuskan perangkat lunak dan aplikasi komputer yang sesuai agar generasi alpha pengguna perpustakaan dapat informasi valid dan terhindar dari informasi “kosong” yang beredar di internet sehingga kepercayaan pemustaka dapat terus dijaga.

Daftar Pustaka

Sulistyo, Basuki dalam artikel Penggunaan Teknologi Informasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi Negeri dan Kedinasan di Jakarta

Hasugian, Jonner dalam artikel Penerapan Teknologi Informasi pada Sistem Kerumahtanggan Perpustakaan Perguruan Tinggi USU Digital Library