What's This?
ICA A-toM
Web-base Application for
Information Organization
by
International Council on Archives 'ICA'
Sebagai sebuah
organisasi penyedia jasa informasi, baik perpustakaan maupun lembaga kearsipan
bersinggungan langsung dengan informasi yang dikelola di dalamnya. Seiring
dengan masuknya teknologi dan komputer ke dalam organisasi informasi, turut
membawa sumber daya yang berada di dalam organisasi berkembang secara dinamis
mengikuti perkembangan teknologi informasi, termasuk penerapan open
source. Penerapan open source di dalam organisasi
informasi merupakan upaya untuk mengikuti kecenderungan generasi milenial dalam
mengakses informasi.
Saat ini teknologi open
source sudah menjadi sebuah tren dalam perkembangan teknologi komputer
dan hal tersebut berdampak pula pada teknologi informasi. Untuk
mewujudkan open source telah bermunculan berbagai perusahaan
ternama pembuat aplikasi yang dapat digunakan dalam perangkat open
source, seperti IBM, Oracle, Sun. Open source merupakan
aplikasi yang gratis dan dapat dengan mudah didapatkan sumber kodenya
atau source code.
Dimana sebuah aplikasi komputer dapat dikategorikan open source apabila memenuhi kriteria berikut ini:
Dimana sebuah aplikasi komputer dapat dikategorikan open source apabila memenuhi kriteria berikut ini:
- Free redistribution.
Lisensi software tersebut tidak boleh membatasi suatu
pihak untuk menjual atau memberikan software, baik software yang
berdiri sendiri maupun software yang menjadi
komponen software lain.
- Kode sumber. Program harus menyertakan kode sumber dan
harus memungkinkan pendistribusian dalam bentuk kode sumber maupun
terkompilasi.
- Derived works.
Lisensi harus memungkinkan modifikasi dan pekerjaan turunan, serta harus
memungkinkan mereka didistribusikan berdasarkan syarat-syarat yang sama
dengan yang ada pada lisensi software awal.
- Integritas kode sumber. Lisensi dapat membatasi
distribusi kode sumber dalam bentuk termodifikasi hanya jika lisensi
memungkinkan distribusi patch
files. Patch file adalah
perbaikan-perbaikan kode sumber yang didistribusikan untuk
memperbaiki software yang telah didistribusikan
dahulu. Patch file ini biasanya tidak berukuran besar.
Dengan adanya patch file maka seseorang tidak perlu
mengambil ulang seluruh software sehingga menghemat
waktu download. serta kode sumber demi pemodifikasian program
pada saat kompilasi. Lisensi harus secara eksplisit mengijinkan
distribusi software yang dibangun dari kode sumber
termodifikasi. Derived works harus mengenakan nomor
versiatau nama yang berbeda dari software aslinya.
- Tidak ada diskriminasi terhadap orang atau kelompok.
- Tidak ada diskriminasi terhadap fields of endeavor.
Lisensi tidak boleh membatasi seseorang menggunakan program dalam bidang
tertentu.
- Distribusi lisensi. Hak-hak yang ada dalam program
harus berlaku pula bagi tiap pihak yang menerima program, tanpa memerlukan
lisensi tambahan.
- Lisensi tidak boleh spesifik terhadap suatu produk.
- Lisensi tidak boleh mempengaruhi software lain.
Lisensi tidak boleh membatasi software-software yang didistribusikan
beserta software terlisensi open source. Open
Source Initiative (The Open Source Definition)
Open source memberikan manfaat pada berbagai aspek
kehidupan masyarakat. Dimulai dari dunia pendidikan dimana para civitas
academia dapat mengakses informasi baik teoritis maupus praktek di dalam sebuah
jaringan dengan memanfaatkan komputer dan teknologi,bahkan internet turut serta
menjadi bagian terselenggaranya open source yang mudah diakses
ini.
Termasuk pada sektor
privat maupun public, open source telah menjadi pendukung sumber daya
organisasi dalam menjalankan kegiatan. Untuk memperkenalkan produk, bekerja
sama, perencanaan, evaluasi, dan informasi lain yang berkaitan dengan
organisasi tersebut. Tingkat reabilitas dan keamanan yang tinggi membuat
organisasi privat maupun organisasi publik mampu memangkas dana untuk sistem
informasi organisasi.
Khusus untuk penanganan
arsip, saat ini telah dikembangkan aplikasi open source ICA-AtoM yang
menggunakan standar internasional dalam pengelolaan arsip sehingga dapat
memudahkan pengelolaan arsip baik di dalam sebuah perusahaan maupun lembaga
pemerintahan dan pendidikan. Di prakarsarai oleh International Council on
Archives atau ICA, ICA-AtoM dikembangkan untuk kepentingan mengelola informasi.
Dikutip dari laman sacafirmansyah.wordpress.com,
ICA-AtoM merupakan kependekan dari “International Council on Archives-Access
to Memory”. ICA-AtoM sendiri berupa aplikasi berbasis web, dengan
teknologi open source yang pembuatannya ditujukan untuk
mendeskripsikan arsip dan sudah tersedia dalam berbagai bahasa atau multilingual mulai
dari Bahasa Arab, Bahasa Belanda, Bahasa Inggris, Bahasa Prancis, Bahasa Jerman,
Bahasa Portugis, Bahasa Spanyol dan lainnya. ICA-AtoM juga dapat
dikembangkan untuk digunakan dengan lebih dari satu tempat penyimpanan arsip
atau multi repository.
Aplikasi ICA-AtoM
merupakan aplikasi berbasis web, maka dalam pengoperasiannya menggunakan
aplikasi internet browser seperti Firefox, Safari,
Internet Explorer, Opera, dan lainnya. HTML digunakan untuk menampilkan
aplikasi ini dalam web browser. Database pada server menggunakan
MySQL, namun dapat juga menggunakan Postgres, SQLite, SQLserver, Oracle, dll.
Bahasa Pemrograman yang dipakai oleh ICA-AtoM menggunakan php5 yang
menghubungkan antara database-webserver-browser. Framework yang
digunakan adalah Symfony yaitu untuk mengelola komponen
ICA-AtoM menggunakan model berorientasi objek dan desain web yang
terstruktur. Qubit- open information management toolkit dikembangkan
oleh ICA-AtoM dan diubah untuk disesuaikan dengan ICA-AtoM.
Aplikasi ICA-AtoM
terdiri dari:
- Halaman HTML yang disajikan dari server ke browser.
Apache digunakan dalam pengembangan namun ICA-AtoM juga kompatibel dengan
IIS.
- Sebuah database pada server. MySQL digunakan dalam
pengembangan tapi ICA-AtoM menggunakan lapisan abstraksi database dan
karena itu juga kompatibel dengan Postgres, SQLite, SQLServer, Oracle, dan
lainnya.
- software kode
php yang mengelola permintaan dan tanggapan antara klien web, logika
aplikasi, dan konten aplikasi yang tersimpan di database.
- Kerangka symfony yang mengatur bagian komponen menggunakan
orientasi objek dan pola web aplikasi desain terbaik.
- Informasi qubit
Toolkit Manajemen Terbuka, yang
dikembangkan oleh proyek ICA-AtoM dan disesuaikan untuk membuat aplikasi
ICA-AtoM.
ICA-AtoM memiliki sistem
instalasinya sedikit berbeda dengan instalasi software komputer
desktop. Instalasi ICA-AtoM dapat langsung diinstal pada server internet
maupun menggunakan aplikasi server lokal atau localhost seperti xampp dan wampserver.
Dalam penelitian ini server lokal yang digunakan adalah WampServer version 2.0
dengan konfigurasi sebagai berikut:
• Apache version: 2.2.11,
• PhP version: 5.3.0,
• MySql version: 5.1.36.
Sedangkan sistem minimal
yang dapat digunakan untuk instalasi WampServer adalah sebagai
berikut:
• 128 MB RAM
• 320 MB free fixed disk
• Windows 2000, XP (Server 2003), Vista (Server
2008), 7
• semua systems 32 bit (64
bit-dapat digunakan juga)
ICA-AtoM adalah
aplikasi web-based dimana dalam melakukan proses instalasi
bisa dikatakan lebih rumit dari pada aplikasi desktop lainnya. Karena itu
ICA-AtoM mengembangkan installer untuk aplikasi ini yang bisa membantu proses
instalasi agar lebih mudah. Sejauh ini, sekitar 80 % proses instalasi ICA-AtoM
dilakukan oleh web instaler dengan 20% menggunakan intervensi manual dalam
prosesnya. ICA-AtoM sudah didesain dengan asumsi penggunaan teknologi komputer
yang terjangkau oleh pengguna. Teknologi komputer yang dimaksud adalah yang
dapat mengakses internet dan web browser. Semua web browser dapat
menggunakan ICA-AtoM. Untuk memberikan tampilan browser yang
bagus maka JavaScript dibutuhkan untuk menampilkan efek yang
menarik bagi pengguna.
Browser internet yang tidak dilengkapi JavaScript tetap
bisa digunakan untuk ICA-AtoM namun tampilan dan efek yang menarik aplikasi ini
tidak dapat dilihat oleh pengguna. Karena itu direkomendasikan untuk
menggunakan aplikasi browser internet yang sudah
mendukung JavaScript seperti Firefox x+, Internet Explorer
x+, Safari x+.
ICA-AtoM dikembangkan
dengan standar deskripsi yang disusun oleh ICA dan beberapa standar penting
yang mendukung interoperabilitas aplikasi ini. Dalam masa pengembangannya
aplikasi ini dapat diunduh dan diinstal pada perangkat komputer untuk kemudian
dilakukan tes akan aplikasi ini. Akan tetapi bila ingin mendapatkan demo CD
dengan mengkopi atau mem-burn ke dalam CD, yang nantinya aplikasi
ini akan sepenuhnya dapat digunakan dengan kontrol sebagai administrator.
Pengelola dengan log-in khusus
sebagai administrator dapat melakukan penambahan dan perubahan data deskripsi
arsip. Dalam pembuatannya ICA-AtoM dibuat dengan memperhatikan standar
deskripsi yang dibuat oleh ICA. Berikut ini adalah standar ICA yang digunakan
pada aplikasi ICA-AtoM:
International
Standard Archival Description (ISAD(G)) – 2nd edition, 1999.
ISAD (G) ini adalah
standar untuk deskripsi arsip yang dibuat oleh ICA dengan rekan jaringannya
yang tersebar diseluruh dunia. Standar ini menyediakan panduan umum
untuk membuat sebuah deskripsi tentang arsip. Standar ini dibuat untuk menjadi
pelengkap akan standar nasional yang dipakai oleh sebuah instansi atau negara.
Sehingga masih sangat mungkin untuk dikembangkan oleh masing-masing penggunanya.
International
Standard Archival Authority Record (Corporate bodies, Persons, Families) (ISAAR(CPF)) – 2nd edition,
2003.
Menyediakan panduan
untuk Archival Authority Record Standar yang memberikan
deskripsi sebagai sebuah entitas (badan hukum, orang-orang dan keluarga) yang
terkait dengan penciptaan dan pemeliharaan arsip.
International
Standard for Describing Institution with Archival Holdings (ISDIAH) – 1st
edition, March 2008.
Standar ini memberikan
aturan umum untuk standarisasi deskripsi lembaga yang mengelola atau menyimpan
arsip. Memberikan panduan praktis untuk mengidentifikasi dan menghubungi
lembaga-lembaga yang memiliki arsip memberikan akses dan layanan yang tersedia,
membuat direktori lembaga dengan kepemilikan arsip dan atau daftar inventori arsip,
Pembuatan hubungan antar lembaga (link) dengan perpustakaan dan museum dan atau
mengembangkan direktori umum dari lembaga warisan budaya di regional, nasional
dan tingkat internasional dan produksi statistik pada lembaga dengan
kepemilikan arsip, di sebuah daerah, nasional atau tingkat internasional.
Gambar diatas merupakan
pilihan Add untuk mendeskripsikan arsip. Pilihan untuk
mendeskripsikan arsip tersebut adalah Archival Description untuk
mendeskripsikan arsip, Authority Records pembuat rekod, Archival
Institution untuk mendeskripsikan tempat dimana arsip tersebut
disimpan.
Dalam versi v 1.1
dilengkapi juga dengan International Standard For Describing Function atauISDF
– 1st edition, Mei 2007. ICA-AtoM juga dilengkapi
dengan data-entry template untuk Dublin Core dan The
Canadian Rules for Archival Description. Semua data arsip pada setiap sectionnya
langsung berdasarkan pada standar yang digunakan. Sebagaimana dalam aplikasi
ini terdapat titik akses (akses point) yang bisa digunakan dalam penelusuran
deskripsi arsip, objek fisik arsip juga dapat dihubungkan dengan aplikasi ini
untuk menyatakan dimana material arsip tersebut disimpan.
Pengguna dapat mencari
deskripsi arsip yang telah dibuat dalam ICA-AtoM menggunakan search box yang
ada. Pengguna juga dapat melihat arsip yang memiliki data digital yang
tersimpan, ICA-AtoM menyediakan akses bagi data atau objek digital yang ingin
dimasukkan dalam konten data arsip contoh file JPEG, Flash video.
Semua tampilan aplikasi
untuk pengguna termasuk database content baik archival
description, authority record, static pages, dan lainnya, dapat
diterjemahkan dalam berbagai bahasa sesuai kebutuhan pengguna.Pada versi ini
terjemahan bahasa yang tersedia baru dalam Bahasa Belanda, Bahasa Inggris,
Bahasa Prancis, Bahasa Itali, Bahasa Portugis, Bahasa Slovenia, dan Bahasa
Spanyol.
Fitur Import data dari
XML maupun OAI juga disediakan dalam aplikasi ini. Begitupula dengan fitur
ekspor, pengguna juga dapat melakukan Ekspor data deskripsi arsip menggunakan
EAD XML format dan dapat pula melakukan impor dokumen EAD, termasuk multilevel deskripsi
hirarki. ICA-AtoM juga dapat beroperasi menggunakan OAI Harvesting.
Model data ICA-AtoM
didesain agar fleksibel dalam penggunaan berbagai standar deskripsi dan pada
saat ini ICA-AtoM sudah mendukung perpindahan model data dari ISAD(G) ke EAD,
Dublin Core, Canadian Rules for Archival Description, dan MODS.
Archival Description atau deskripsi arsip memberikan informasi
tentang konteks dari material arsip; deskripsi ini adalah perwakilan dari
material arsip. Arsip yang dideskripsikan pada ICA-Atom sudah disusun
berdasarkan pada level hirarki seperti fonds, series, files, item.
Data-data dari setiap element pada deskripsi arsip ICA-AtoM menggunakan ISAD(G)
Standar. Setiap arsip yang sudah dideskripsikan mungkin memiliki data yang
berhubungan dengan objek fisik arsip, digital objek, lokasi, karakter fisik,
struktur, informasi teknis mengenai material atau rekod itu sendiri, semua ini
dapat dideskripsi dan ditampilkan oleh ICA-AtoM.
Authority Record
Description atau deskripsi
tentang pembuat rekod atau arsip menyediakan informasi mengenai orang atau
badan yang bertanggung jawab atas material yang dideskripsikan dalam deskripsi
arsip. Dalam ISAD(G) orang/ badan yang bertanggung jawab tersebut disebut
sebagai Creator atau pembuat rekod atau arsip. Pada ICA-AtoM
data elemen yang mendeskripsi tentang hal ini menggunakan standar ICA
ISAAR(CPF).
Archival Institution adalah lembaga yang menyimpan,
melesratikan, dan membuat akses informasi tentang material fisik dari arsip
yang sedang dideskripsikan. Deskripsi untuk lembaga arsip ini diatur juga dalam
ISAAR akan tetapi ciri khusus sebagai tempat penyimpanan arsip, dengan
karakretistik seperti jam operasional, layanan peneliti, dan juga kontak
informasi lembaga dideskripsikan dengan standar ISDIAH. Dengan begitu lembaga
arsip untuk penyimpanan ini menggunakan standar ISAAR namun untuk beberapa hal
diatur dalam standar ISDIAH.
Term istilah dalam proses input data di
organisasikan kedalam taksonomi yang merupakan sebuah kontrol terhadap kosakata
yang digunakan dalam sistem arsip seperti akses point: subjek, creator,
dan level deskripsi. Rilis berikutnya akan memberikan pengembangan lebih lanjut
dengan menggunakan taksonomi terstruktur berdasar ISO Thesauri Standard,
yang biasa digunakan untuk hubungan setara seperti use atau use
for, hirarki atau bertingkat seperti narrow term atau broad
term, dan hubungan asosiatif seperti see also.
ICA menjalin
interrelationship dengan beragam negara dan organisasi atau lembaga seperti
berikut;
Sebagai aplikasi,
ICA-AtoM memiliki keunggulan sebagai berikut
1. Penggunaan ISAD(G) memungkinkan arsip untuk
dideskripsikan secara utuh atau full description.
2. Advance Search atau pencarian lanjutan dengan menggunakan Zend
Search Lucene.
3. Browse arsip berdasarkan term yang ada.
4. Import-Eksport data deskripsi.
5. Rekaman otoritas dan lembaga kearsipan dapat
membuat rincian data deskripsi.
6. Peringatan pada bagian bagian khusus atau Warning.
7. Status publikasi untuk data yang masih berupa
draft.
8. Tampilan Arsip yang tertruktur dan terorganisir.
9. Objek link fisik.
10. Upload Objek Digital.
Selain keunggulan,
terdapat kekurangan ICA-AtoM, diantaranya;
1. Hak istimewa pengguna masih terbatas pada Administrator,
contributor, translator dan editor.
2. User peminjam belum
ada.
3. Belum bisa digunakan pada layanan peminjaman untuk dibaca
ditempat.
4. JRA (Jadwal Retensi Arsip) secara otomastis belum disediakan oleh
ICA-AtoM.
Namun, untuk saat ini
masih belum tersedia bagian peminjaman pada ICA-AtOM karena banyak arsip tidak
boleh dipinjam atau hanya bisa dipinjam untuk dibaca ditempat. Akan tetapi ada
juga aplikasi pengelolaan arsip dengan disertai menu peminjaman yaitu aplikasi
SKID yakni Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang dikembangkan oleh Direktorat
Kearsipan Pusat ANRI atau Arsip Nasional Republik Indonesia.
DAFTAR PUSTAKA
Komentar
Posting Komentar